Toimivampia dokumentointiratkaisuja ketterän kehitysmallin avulla

Haaste: 

• Fira tarvitsi helppokäyttöisen työkalun sopimusneuvottelujen dokumentointiin ja sopimustiedon keräykseen siten, että data ei jää dokumentteihin vaan sitä voidaan hyödyntää helposti eri työmaan prosesseissa.
• Kehitys haluttiin tehdä ketterän kehityksen menetelmillä ja teknologiaksi oli Fira jo valinnut Microsoft Power Platformin low-code-välineet (Power Apps, Power Automate). Ratkaisun piti lisäksi pystyä integroitumaan saumattomasti Firan käyttämään pilvipalveluna toimivaan sopimustenhallintasovellukseen nimeltä Precisely.
• Aitomationin referenssit ja hyvä maine markkinoilla vakuuttivat Firan siitä, että Aitomation oli oikea kumppani täyttämään Firan tarpeen.

Ratkaisu: ​

• Aitomation on toteuttanut lukuisia Power Platform -pohjaisia sovelluksia vaativiinkin ympäristöihin, joissa on tarvittu mm. räätälöityjä integraatioita erilaisiin liiketoimintajärjestelmiin. Firan tarvitsema sovellus olikin tällä kokemuksella varsin suoraviivaista toteuttaa Microsoft Power Platform -alustalle.
• Teknisesti ratkaisu koostuu model-driven Power Apps -tekniikalla Microsoft Dataversen päälle toteutetusta käyttöliittymäkerroksesta ja tiedon tallennusratkaisusta sekä Power Automate -tekniikalla toteutetusta integraatiosta Precisely-sopimushallintaan (SaaS-palvelu).

Lopputulos: 

• Firan ja Aitomationin yhdessä kehittämä ratkaisu parantaa merkittävästi sopimuksiin liittyvän tiedon hyödynnettävyyttä sopimusneuvottelujen jälkeen itse rakennusprojektin aikana työmaiden prosesseissa.
• Sovellus on otettu tuotantopilottiin alkusyksystä 2022. Mitattavia liiketoiminnallisia hyötyjä arvioidaan pilotin jälkeen. Pilotista kerättyjen havaintojen perusteella suunnitellaan myös ratkaisun jatkokehitystä.

Hedengren - Prosessityön kautta kohti taloushallinnon tuottavuusparannuksia

Tausta:

Yhteistyö Aitomationin ja Hedengrenin välillä käynnistyi, kun Hedengren tunnisti tarpeen tarkastella Taloushallinnon prosessien tehostusmahdollisuuksia.

Tahtotilana oli laatia kehityssuunnitelma, joka toimisi perustana kestävien muutoksien suunnittelulle, sekä arvioimaan minkälaisilla kehitystoimenpiteillä prosesseihin saadaan parannuksia.

Projektin keskiössä oli löytää ne kehityskohteet, joissa mm. automaatiolla voisi tuoda merkittävää lisäarvoa, vähentää manuaalista työtä ja vapauttaa resursseja strategisempiin tehtäviin.

Ratkaisu:

Aitomation toteutti Hedengrenille laajan Taloushallinnon prosessianalyysin, jonka yhteydessä kävimme läpi nykyiset prosessit, tarkastelimme prosessin tietovirrat, sekä tunnistimme prosessien oleellisimmat pullonkaulat.

Läpikäynti auttoi hahmottamaan prosessien perusrakenteen ja tunnistamaan merkittävimmät kehityskohteet, jolla oli suurin vaikuttavuus toiminnan tehostamiselle.

Analyysityössä keskityttiin Hedengrenin kuuteen ydinprosessiin. Projektin tuotoksiin sisältyi mm. tunnistettujen kehityskohteiden määrittely, priorisointi ja business casen arviointi.

Projektin seuraavassa vaiheessa keskityttiin kolmeen kehitysaihioon, jotka Aitomation toteutti. Toteutus keskittyi mm. päivittäin toistuviin ja työprosessina selkeästi kuvattaviin toimintoihin.

Ohjelmointirajapintojen puuttuessa toteutuksissa päädyttiin ohjelmistorobotiikkaan. Kaksi ERP:ssä käsiteltävää prosessia liittyi maksuun menevien laskujen niputtamiseen ja viitteiden käsittelyyn. Kolmas toteutus vie ostolaskuja käsittelykiertoon.

Lopputulos:

• Lopputuloksena Hedengrenille tuotetiin paitsi selkeä yleiskuva nykytilanteesta myös konkreettiset suositukset automaation integroimiseksi päivittäisiin taloushallinnon käytäntöihin.
• Kehityssuunnitelma kattoi paitsi välittömät parannukset myös pitkän aikavälin visiot, jotka tukivat Hedengrenin tavoitteita prosessien kehittämisessä.
• Toteutetut ratkaisut mahdollistavat vastuuhenkilöiden saavan tiedon prosessin valmistumisesta ajantasaisesti, jolloin seuraava työvaihe voidaan aloittaa.
• Automaatioista jää arkistoon talteen raportit, joihin voidaan tarvittaessa palata. Ostolaskuautomaatio mahdollistaa sääntöjen muuttuessa taloushallinnon asiantuntijan tehdä itse uusia sääntöjä niin, että itse robottia ei tarvitse päivittää.
• Dynaamisesti toimiva automaatio on pitkäikäinen ja lähes ylläpitovapaa.

Delta Auto vähensi 95 % manuaalityötä myynnin taustaprosessista

Haaste:

Delta Auton arkeen kuuluu autokaupalle ominaisia organisaatiorajat ylittäviä prosesseja, joihin liittyy paljon manuaalista rutiinityötä.

Ratkaisu:

Prosessien läpikäynti ja uudistaminen ohjelmistorobottien, Lean-menetelmien ja erilaisten teknologiaratkaisujen avulla. Autojen luovutuksen seuranta liikennevaloilla sekä automaatioprosessin tekninen valvonta.

Lopputulos:

Myyntisihteerien manuaalisten rutiinien väheneminen, työtuntien säästöt, prosessin läpinäkyvyys ja käyttöpääoman vapautuminen.

Työmaasovellus

Haaste:

Rakennustyömaalla työntekijöiden tehtäväkohtaiset tuntikirjaukset ja litterointi ovat tyypillisesti täysin manuaalisia paperipohjaisia prosesseja. Tuntilappuja tuodaan vaihtelevasti työnjohdolle joka kirjaa ne edelleen järjestelmiin, joilla seurataan mm. töiden edistymää ja kustannuksia. Paperiprosessi on hidas, virhealtis ja kuormittaa työnjohtoa paljon.

Ratkaisu:

Aitomation yhdessä Barona Rakennus Oy:n kanssa on kehittänyt mobiilisovelluksen rakennustyömaille, jonka avulla kaikki työtekijän tehtäväkohtaiset kirjaukset voidaan syöttää oman puhelimen kautta ja tiedot viedään suoraan seurantajärjestelmiin. Mobiilisovelluksessa on kiinnitetty erityisesti huomiota helppokäyttöisyyteen, sillä käyttäjäkunnan osaamistaso on hyvin vaihteleva. Työntekijä voi ladata sovelluksen suoraan sovelluskaupoista (Play, AppStore).

Hyödyt:

• Lähes reaaliaikainen tuntiseuranta edistymä- ja kustannusseuranta
• Säästöt henkilötyössä, erityisesti työnjohtajien osalta
• Virheiden ja epäselvien kirjausten väheneminen
• Henkilöstötyytyväisyyden parantuminen

Taloushallinnon automaatiot

Haaste:

Kirjanpitäjillä ja reskontran hoitajilla oli paljon toistuvia manuaalisia rutiineja. Taloushallinnon ammattilaisten aikaa haluttiin vapautta olennaisempiin tehtäviin. ​

Ratkaisu:

Operatiivisen taloushallinnon työvaiheet käytiin läpi yhdessä Aitomationin kanssa. 10+ työtehtävää automatisoitiin ohjelmistorobotiikan ja muiden teknologiaratkaisujen avulla.

Lopputulos:

Merkittävä ajansäästö henkilötyötunneissa, operatiivisen taloushallinnon prosessien tehostuminen, työpäivien mielekkyys

Prosessianalyysillä kohti tehokkaampaa tiedollajohtamista

Haaste:

• Asuntolainahakemuksen edistymisestä eri käsittelyvaiheissa oli vain pistemäistä tietoa.
• Prosessi sisältää yli kymmenen käsittelyvaihetta ja ymmärrys kokonaisuuden toimivuudesta on puutteellinen (esim. läpimenoajat, konversio vaiheesta toiseen, ymmärrys tilanteista, joissa asiakas menetetään).

Ratkaisu:

• Aitomation kartoitti prosessin nykytilan ml. hakemusten sisääntulon kanavat, prosessin vaiheet, kertyvä data, olemassa oleva raportointi.
• Aitomation tunnisti tarpeen määritellä tapahtumat, jotka kuvaavat asian käsittelyn vaihetta sekä tarpeen tunnistaa nämä tapahtumat eri kanavista.
• Aitomation tunnisti tavat, joilla voidaan tuottaa tarvittava data asian käsittelyn seurantaan.
• Aitomation laati nelivaiheisen tiekartan kehittämistoimenpiteille.

Lopputulos:

• Aitomationin analyysityön ja kehittämistiekartan avulla asiakas on pystynyt kehittämään tiedolla johtamista ja siten kasvattamaan ymmärrystään prosessien toimivuudesta (esim. kriittiset hetket, joissa asiakas menetetään) sekä kehittämään operatiivista toimintaansa läpinäkyvämmäksi ja paremmin johdettavaksi.
• Aitomation teki analyysi- ja kartoitustyön. Valtaosan tiekartan toimenpiteistä asiakas teki osana omaa operatiivista ja teknistä kehitystyötä.

Prosessimoottori online- ja perusjärjestelmien väliin

Haaste: 

• Asiakas on metsäteollisuusalan pörssiyhtiö.
• Yhtiöllä oli tavoitteena käynnistää ja kokeilla uusia liiketoimintoja, jotka nojaavat verkkokauppaan sekä palvelevat uudenlaista asiakassegmenttiä.
• Yhtiön asiakkaan tuntemisen varmistamisen sekä taloushallinnon prosessit oli suunniteltu palvelemaan ydinliiketoimintaa, eivätkä prosessit soveltuneet uudenlaiseen liiketoimintaan.

Ratkaisu: ​

• Aitomation suunnitteli eri toimijoiden (verkkokauppa, maksunvälittäjä, tuotantojärjestelmä, ERP) väliset prosessit ja tietovirrat siten, että uudenlainen liiketoiminta tehtiin mahdolliseksi.
• Teknologiaratkaisu sisältää palvelualustan rajapintoineen ja sen toteutus jatkuu vuoden 2022 puolelle.

Lopputulos: 

• Taloushallinnolle syntyy joustava ratkaisu tukea uusien liiketoimintojen käynnistämistä hyödyntäen nykykonfiguraatiossa olevia tuotannonohjauksen sekä talouden järjestelmiä ja prosesseja.
• Uusien liiketoimintojen käynnistäminen nopeutuu.
• Taloushallinnon automaatioasteen kasvattaminen.